記事社用端末管理の第一段階

社用PC・スマホの端末管理はどこから始める？｜第一段階の範囲の決め方

会社のパソコンやスマートフォンが増え、共用端末も使うようになった。自宅や外出先から社内の情報を見る人がいて、外部の協力者にも一部の利用権限を渡している。ところが、紛失の連絡を受けたとき、退職者のアカウントを止めるとき、端末を返却・再利用するときに、誰が何を確認するのかは決まっていない。このような状態から端末管理を始める会社は、最初から全端末を一つの仕組みにそろえる必要はありません。

まず決めるのは、今回どの端末を会社の管理対象に入れ、貸与、紛失、退職、返却などの場面で、誰が何を行い、何をもって完了とするかです。対象外の端末には当面の対策と、次に管理範囲を広げる条件を置きます。

この記事では、第一段階の範囲を決める表と、手作業から始める、対象を絞って試す、全社へ広げるという三つの進め方を整理します。

社用PCやスマートフォンの端末管理について、第一段階の範囲を決める記事の見出し画像

端末一覧、管理製品の設定、日々の対応は別々に確かめる

端末管理がどこまで進んでいるかは、次の三つを分けて見ると判断しやすくなります。

状態 分かること まだ確かめること
端末一覧がある 会社にどの端末があるか、記録上の所在を確認できる 今の利用者、使っているアカウント、閲覧できる会社情報が一致しているか
管理製品が設定されている 対象端末へ設定や制御を適用できる 対象外の端末や例外が残っていないか。担当者が必要な操作を行えるか
必要な対応を実行し、説明できる 貸与、紛失、退職、返却などで、担当者が決めた対応を行い、確認記録を残せる 担当変更後も同じ対応を続けられるか。未解決の例外を誰が引き取るか

一覧は出発点です。管理製品の設定も有効な手段になり得ます。しかし、製品が設定済みでも、退職時に誰がアカウントを止めるか、返却された端末を誰が確認するかが曖昧なら、会社としての対応は完了していません。反対に、対象を限定し、手作業でも担当と確認記録をそろえられるなら、その範囲を第一段階として完了させる選択もできます。

端末一覧、管理製品の設定、必要な対応を実行して説明できる状態の違いと、今回の対象・対象外・当面の対策・次に広げる条件を示す図

第一段階の範囲を一枚にする

範囲表には、端末名だけでなく、誰がどこで使うか、会社所有か個人所有か、利用者・端末・アカウントがどう対応するか、どの会社情報へ接続できるかを書きます。そのうえで、取得から返却・廃棄までの各場面について、行うこと、担当者、完了記録、確認者を決めます。

次の表は、最初に検討したい端末群と場面を一枚にまとめたものです。各行について「今回管理する」か「今回は対象外にする」かを決め、対象外にする場合も、当面の対策と次に広げる条件を右端に残します。

対象グループ 使う人・所有・会社情報 購入・持込み・初回登録 貸与・利用権限の付与 通常利用・状態変更 紛失・故障・異常の疑い 異動・退職・返却・再貸与・廃棄 担当・完了記録・確認・次の条件
個人に貸与する社用PC 利用者、会社所有、端末から利用できるアカウントと会社情報を対応させる 取得日、管理番号、機種、保管先を登録する 利用者、貸与日、アカウント、許可した利用範囲を記録する 利用者、所属、設置場所、アカウント、端末状態の変更を反映する 連絡先を一本化し、利用停止やアカウント停止など社内で決めた初動を担当者へ回す 利用権限を止め、返却状態を確認し、再貸与か廃棄かを記録する 実行担当と確認者を分け、貸与・変更・返却記録を残す。対象外なら保管責任者と見直し条件を置く
共用PC 管理部門、設置場所、使える人、共用アカウントの有無、扱う会社情報を明らかにする 管理部門と設置場所を登録する 利用できる部署・業務と、利用権限を承認する人を決める 利用者範囲、アカウント、設定、設置場所の変更を記録する 利用を止める判断、連絡先、代替手段を決める 不要なアカウントやデータを確認し、移設、再利用、廃棄を記録する 管理部門の責任者が変更・例外記録を確認する。管理者不在を次の見直し条件にする
社用スマートフォン・タブレット 利用者、回線、端末、アカウント、利用する会社情報を対応させる 契約・取得情報、端末識別情報、保管先を登録する 利用者、貸与日、利用する業務とアカウントを記録する 利用者、回線、アプリ、アカウント、故障交換の変更を反映する 紛失連絡、利用停止の判断、関係者への連絡を社内手順へつなぐ 回線・アカウントを確認し、返却、交換、再貸与、廃棄の結果を残す 貸与担当が実行し、別の担当が返却記録を確認する。対象外なら保管責任者、紛失連絡先、返却確認を決める
外部の協力者や在宅勤務者が会社情報へ接続する端末 会社所有・個人所有を分け、利用者、契約・勤務上の立場、接続先、利用期限を記録する 利用開始前に端末の扱い、責任者、接続先、期限を確認する 必要な範囲だけ利用を許可し、承認者と終了日を記録する 担当業務、契約期間、接続先、利用者の変更を反映する 連絡先と、利用権限を一時停止する判断者を決める 異動・契約終了時に利用権限を止め、会社情報への接続終了を確認する 業務の責任者が停止を依頼し、情報システム担当が確認する。対象外なら接続範囲・期限・停止担当を固定し、反復利用や終了確認の滞りを次の条件にする
所有者・利用者・アカウント・状態が不明な端末 分からない項目を曖昧なまま埋めず、端末、利用者候補、接続先、現在地を未確認として記録する 発見日と発見場所を記録し、確認責任者を決める 所有者と利用者が確定するまで、新たな貸与や利用権限の追加を止める 調査中、確認済み、利用停止など現在の状態を更新する 関係者へ連絡し、利用継続または停止を判断する人へ回す 利用者とアカウントを確定し、返却、再登録、停止、廃棄のいずれかへ進める 調査担当が未解決一覧を更新し、責任者が残件を確認する。未解決の増加や期限超過を次の見直し条件にする

第一段階に含めたグループは、表の五つの場面すべてについて、担当者と完了記録を決めます。一方、今回は対象外にしたグループまで「管理済み」とは扱いません。対象外には、連絡先、利用期限、保管責任者などの当面の対策を置き、その対策では回らなくなったときの見直し条件を決めます。

三つの進め方を同じ完了条件で比べる

どの進め方でも、比較する項目は同じです。違うのは、第一段階に含める範囲と、記録・確認の方法です。

進め方 今回含める端末 五つの場面への対応 行う人と責任者 完了記録と確認者 対象外への当面の対策 次に広げる条件
手作業の管理から始める 利用者と責任者を把握しやすい端末群に絞る 貸与、変更、紛失、退職、返却などを台帳と手順でそろえる 貸与、アカウント停止、返却確認の担当を名指しする 台帳、申請、確認記録を別の責任者が点検する 対象外の保管責任者、連絡先、利用期限を決める 手作業の更新漏れ、対象増加、担当者不在が続くとき
対象を絞って試す 手作業で管理する範囲の一部を、新しい仕組みの試行対象にする 通常時だけでなく、紛失や退職、返却まで実際に通せるか確かめる 試行の操作担当と、全体の責任者を分ける 仕組みの記録だけでなく、対象外と例外の記録も確認する 試行外の端末は既存の手作業と期限付きの対策で管理する 試行した範囲で五つの場面を継続して処理でき、対象外へ広げる担当と条件がそろったとき
全社へ広げ、例外も管理する 主要な端末群を共通方針に含める 各場面を共通手順で扱い、扱えない例外の戻し先も決める 全体責任者、各部門の実行担当、外部委託先との分担を定める 共通の記録と例外一覧を、決めた責任者が定期的に確認する 一時的な対象外にも、承認者、期限、解除条件を置く 新しい端末種別、働き方、外部利用、未処理例外が増えたとき

手作業は、範囲と責任を短期間でそろえやすい一方、対象が増えると更新や確認が続かない場合があります。対象を絞った試行は、実際の運用を確かめやすい一方、試行外の端末を放置すると全社で完了したように見えてしまいます。全社展開は共通化しやすい一方、例外を誰が管理するかまで決めなければ、未対応が見えにくくなります。

どれか一つが常に正解なのではありません。利用者や端末の把握状況、担当者が続けられる範囲、対象外へ置ける当面の対策から、今回完了させる線を選びます。

架空例：専門商社が社用PCから管理を始める

以下は、範囲の決め方を示すための架空例です。実在する企業や導入事例ではありません。

ある小規模な専門商社では、営業担当が社用ノートPCを社外でも使い、事務所には共用PCがあります。社用スマートフォンも貸与しています。また、外部の協力者が自分の端末から会社の一部情報へ接続することがあります。

この会社は、第一段階で社用ノートPCと共用PCを手作業の管理対象に入れます。そのうえで、社用ノートPCの一部を対象に新しい管理方法を限定的に試します。社用スマートフォンと外部協力者の端末は今回の対象外とし、当面の対策と次に広げる条件を明記します。

端末グループ 第一段階の扱い 五つの場面で行うこと 行う人 完了記録と確認者 対象外への対策・次に広げる条件
営業担当の社用ノートPC 対象内。全体は手作業で管理し、その一部だけ新しい管理方法を試す 取得登録、利用者とアカウントの対応、変更反映、紛失時の利用停止判断、退職時の停止・返却・再貸与確認まで扱う 社内IT担当が登録、利用停止、返却確認を行う 貸与・返却記録を総務担当が確認する。限定試行の例外は社内IT責任者が確認する 限定試行の対象外も手作業の管理を続ける。試行で五つの場面を継続して処理できたと確認後、範囲拡大を判断する
事務所の共用PC 対象内。手作業で管理する 管理部門と設置場所の登録、利用範囲の承認、アカウント変更、故障時の連絡、移設・再利用・廃棄の記録を行う 総務担当が記録を更新し、社内IT担当がアカウント変更を行う 部門責任者が変更・例外記録を確認する 管理部門を変更するとき、または共用範囲が広がるときに見直す
社用スマートフォン 対象外 第一段階の共通管理には含めない 指名した貸与担当が保管先と利用者を確認する 貸与担当が紛失連絡と返却の記録を残し、総務責任者が確認する 保管責任者、紛失時の連絡先、返却確認を当面の対策とする。紛失時の対応記録を一貫して残せなくなったとき、次の対象にする
外部協力者が使う端末 対象外 第一段階の共通管理には含めない 業務責任者が利用を承認し、社内IT担当が終了時に利用権限を止める 承認日、接続先、終了日、停止確認を業務責任者が確認する 接続先を承認済みの範囲に限り、利用期限と停止担当を決める。反復利用が増えたとき、または契約終了時の停止を当面の手順で処理できなくなったとき、次の対象にする
利用者やアカウントが不明な端末 社用ノートPCと共用PCに関するものは調査対象に含める 発見、利用者確認、状態更新、異常時の判断、再登録または停止まで記録する 総務担当が未確認一覧を作り、社内IT担当がアカウントを確認する 解決済みと未解決を経営者が確認する 確認が終わるまで、新たな貸与や利用権限の追加は行わない。スマートフォンと外部端末は、それぞれの当面の対策で扱う

この例で限定的に試しているのは、社用ノートPCの一部だけです。会社全体の端末管理が完了したわけではありません。第一段階の完了は、社用ノートPCと共用PCについて担当と記録がそろい、対象外の二つのグループにも当面の対策と見直し条件が置かれた状態です。

第一段階を承認する前に確かめること

最後に、決めた範囲を次の順に読み直します。

  • 今回管理する端末グループと、今回は対象外にするグループが分かれている
  • 対象内の各グループについて、取得、貸与、通常利用、紛失・故障、異動・退職・返却・再利用・廃棄の対応が決まっている
  • 利用者、端末、アカウント、利用できる会社情報の対応が分かる
  • 各対応を行う人と、判断を引き取る責任者が決まっている
  • 完了を示す記録と、それを確認する人が決まっている
  • 対象外の端末に当面の対策があり、次に範囲を広げる条件が決まっている

端末管理の第一段階は、端末を何台登録したかではなく、決めた範囲で必要な対応を行い、その結果を説明できるところまでです。全社で一度にそろえられない場合は、対象外を隠さず、当面の対策と次の条件を残します。そうすれば、手作業、限定試行、全社展開のどこまでを今回の完了とするかを区別できます。

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