CURRENT SYSTEM & WORK

こんな悩みから、ご相談ください

システムの話になる前に、
今どこで困っているかを聞かせてください。

業務基盤システムの更新時期が来ても、今の仕組みをそのまま移せばよいとは限りません。使われていない機能が残る一方で、現場が別の表や手作業で補っていることもあります。

知式は、今も必要な業務、止まりやすい場面、担当者しか知らない判断を確認します。既製サービスで足りるのか、一部だけ作るのかも含めて、何を変えるべきかを整理します。

業務基盤システムの更新時期が近い

現行の機能をそのまま移すべきか、周辺業務を見直すべきか、判断材料がそろっていない。

直したいのに、触れる人がいない

作った担当者や以前のベンダーが不在で、不具合や業務変更があっても改修できない。

仕事がどこで止まっているか分からない

条件、例外、確認待ちが複数の表やシステムに分かれ、担当者へ聞かないと現在の状況が分からない。

実装前に、業務とのずれを減らす

実際の運用に合う設計から始めます

ご要望をそのまま機能一覧へ変えません。現場の帳票や画面に記録されている事実を確認し、何を管理し、業務上の情報・出来事・判断がどう関係しているかを整理してから設計します。

改善したい成果を決める

売上、納期、品質、引継ぎなど、今回の仕組みで改善したい成果と、関係者、守る条件を整理します。

帳票・画面から業務を確認する

現場で使われている言葉と番号から、管理する情報と業務上の関係を確認し、実際の業務に合う設計を作ります。

この設計図をもとに、画面・処理・データを弊社が設計、実装、テストします。

ここで生まれる疑問

業務を整理すると、
今のやり方を再現するだけになりませんか。

いいえ。知式の業務整理は、現在の手順をそのまま図にする作業ではありません。企業が管理する対象と、事業で起きる出来事、それらの関係を構造として捉えます。

事業の成り立ちを捉える

何を管理し、どんな出来事が起き、それらがどう関係しているかを明らかにします。

今の手順と本当に必要な構造を分ける

既存システムや組織の都合で続いている手順と、事業に必要なルールを分けて考えます。

組み合わせを変え、新しい可能性を探る

これまで結びつけていなかった管理対象と出来事を組み合わせ、新しい提供方法、顧客との関わり方、収益の仕組みを検討します。

現状を正確にシステム化するだけでなく、経営戦略に合わせて業務を組み直し、新しい価値やビジネスモデルの可能性を、実行できる仕組みへ落とし込めることが、この設計の利点です。

具体的なご相談例

たとえば、こんな状態からご相談いただけます

これらはご相談の一例です。業種や業務名が決まっていなくても、今の困りごとからご相談いただけます。

更新・移行をどう決めるか

SharePointで動く申請・承認を、そのまま移行するか、業務アプリとして作り直すか決められない
販売・在庫管理システムの更新を提案されたが、現行踏襲・既製サービス・部分開発を比較できていない
長年追加した機能のうち、今も必要なものと使われていないものを整理できていない

直せる人・資料がない

Microsoft Accessで作った受注管理を、作成者の退職後は誰も直せない
Excelマクロが止まっても、どこを修正すればよいか分かる人がいない
以前のベンダーしか仕様を把握しておらず、改修を相談するための資料も残っていない

状況や確認待ちが見えない

受注は販売管理システム、納期回答はメール、確認待ちはExcelに分かれている
申請が誰の承認待ちなのか分からず、担当者へ個別に確認している
在庫の引当や例外対応が、担当者のメモや記憶にしか残っていない

SYSTEM & APP DEVELOPMENT

困っている業務を、使える仕組みに変える

作るものを先に決めず、何が止まり、誰に負担がかかり、何を変えたいのかから確認します。

BUSINESS APPLICATION

まず、何を残し、何を変えるかを整理します

From Current Problems to a Workable System

今のシステムで使えている部分は残し、手作業や二重入力、
確認待ち、担当者頼みになっている部分を見直します。

WORK

今の困りごと

進まない確認待ち
見つからない最新情報
直せない既存システム
人に聞かないと不明進捗・例外

DESIGN

決めたいこと

残す今も使えている業務

変える手作業・二重入力

見える担当・状態・次の作業

APP

業務進捗一覧

確認待ち個別条件あり期限 7/24

差戻し追加情報あり理由を確認

完了更新内容を反映7/20更新

※ 画面は業務アプリの一例です。実際の画面・項目・処理は、対象業務と利用者に合わせて設計します。

更新時期に、現行踏襲以外も比べたい

今の仕組みをそのまま移す、既製サービスへ替える、必要な部分だけ作る。それぞれを業務に照らして比べます。

担当者に聞かなくても状況が分かる

誰が担当し、今どの状態で、次に何をするのかを、必要な人が同じ情報から確認できるようにします。

確認待ちと差戻しを見落とさない

何を待っているのか、なぜ戻ったのか、期限を過ぎていないかを一覧で確認できるようにします。

情報が複数の場所に分かれない

業務に必要な情報が複数の表やシステムへ分かれている状態を見直し、確認先を減らします。

例外を担当者の記憶だけに残さない

通常と違う処理、特別な確認、差異の理由を記録し、後から経緯を追えるようにします。

今までのデータと業務を引き継ぐ

必要な履歴、取引先、商品、権限、判断ルールを確認し、新しい仕組みへ移す範囲を決めます。

今のシステム・業務について相談する

ご相談から開発・引継ぎまで

困っている場面を確認する

WORK REVIEW

更新時期、改修できない箇所、二重入力、確認待ちなど、実際に負担が出ている場面を確認します。

止まりやすい業務
担当者に集中している判断
今のシステムへの不満

残すもの・変えるものを決める

SCOPE DECISION

今も使えている部分、やめる機能、既製サービスで補える部分、個別に作る部分を分けます。

現行踏襲の要否
既製サービスとの比較
対象範囲・除外範囲

必要な仕組みを作る

DEVELOPMENT & REVIEW

個別開発が必要な部分を、業務アプリ・業務システムとして作り、利用場面に合わせて直します。

日々使う画面
担当・状態・期限
通知・権限・履歴

データを移し、現場で確かめる

MIGRATION & ACCEPTANCE

必要なデータと業務ルールを移し、実際の担当者が日々の仕事を進められるか確認します。

必要なデータの引継ぎ
現場での操作確認
運用・引継ぎ手順

ご相談しやすい範囲

単一部門・単一業務から始めるWebアプリ
既製システムでは扱いきれない条件・例外・確認待ちを含む業務システム
既存データを確認しながら段階的に移行できる
利用者や担当者から実際の業務を確認できる

個別に確認が必要な範囲

複数部門・多数システムを一括で入れ替える大規模案件
会計・給与・医療など停止影響が大きい基幹業務
特殊な機器・法定帳票との複雑な連携
現行業務やデータを確認できない状態での固定価格

社員の力を使う開発方法

社員がAIを使って作れるようにしたい方へ

業務担当者が6週間、週15時間を使ってAIへ指示し、限定した1業務で動く小さな業務アプリを作る導入支援もあります。弊社が完成品を納品する方式ではなく、社員が次の小型ツールも作れる能力を社内へ残す方法です。

社員がAIを使って作る

自社で作れるようになる導入支援

限定した1業務で動く小さな業務アプリ、AI開発環境、変更・テスト手順を作り、社員が次の小型ツールへ自力で進めることを確認します。

社員がAIで作る支援を見る

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CONSULTATION

システム名や要件が決まっていなくても構いません

更新時期、直せずに困っていること、今どこで仕事が止まるか。分かる範囲からお知らせください。